L'APEEE Services – Césame est un service fourni par et pour les familles membres de l'APEEE.

En demandant l'inscription de votre enfant à ce service, vous vous engagez à devenir membre de l'APEEE et donc à régler la cotisation annuelle de l'APEEE. La cotisation est de 55 € par famille.
Conformément aux statuts de l'APEEE,  tout défaut de paiement de la cotisation de l'APEEE  entrainera l'annulation des commandes réalisées auprès des différents services.

En créant une commande auprès de notre service, nous considérons que vous acceptez notre règlement  et les conditions générales de l'asbl.

Comme mentionné dans nos conditions générales, la direction de l’ASBL et/ou le Conseil d’Administration se réserve le droit d’exclure temporairement tout membre/parent dont la conduite ne serait pas appropriée vis-à-vis du personnel de l’asbl ou/et un des membres des comités de gestion et/ou du conseil d’administration et/ou le personnel du prestataire des services.

Les violences physiques, verbales ou écrites (menaces, injures, diffamation, humiliation, …) pourront ainsi être sanctionnées par une exclusion des services.  Une telle exclusion sera décidée par le Conseil d’Administration et pourra être révoquée si le membre/parent concerné montre des signes manifestes d’amélioration dans sa conduite.

Nos programmes proposent une variété d'activités conçues pour favoriser l’épanouissement des enfants dans un cadre ludique, stimuler leur créativité, leur permettre d’acquérir de nouvelles compétences et découvrir de nouveaux centres d’intérêt.

Nous offrons des activités sportives, artistiques, musicales et culturelles.

Si un parent souhaite suggérer une nouvelle activité, il doit envoyer sa demande par e-mail à l'adresse cesame@apeee-bxl1-services.be, et ce, avant le 30 avril.

Cette demande doit préciser la nature de l’activité, ses objectifs ainsi que les attentes du demandeur. Si un animateur est impliqué, il devra fournir son CV, une description détaillée de l’activité et, si possible, partager son expérience en lien avec cette activité.

La demande sera examinée pour une possible mise en place dès la rentrée scolaire suivante, sous réserve de répondre aux critères ci-dessous et si un groupe d’au moins 6 enfants de la même tranche d’âge manifeste de l’intérêt. Le parent devra alors transmettre au service périscolaire les coordonnées des autres parents susceptibles d’inscrire leur enfant à cette activité.

• 30 avril : date limite pour soumettre la demande.

• Délai de 2 mois : examen de la demande et étude de faisabilité en étroite collaboration avec le comité de gestion.

• 30 juin : réponse donnée au demandeur, en fonction de la pertinence de l’activité dans le programme existant.

Si la réponse est positive, l’activité sera intégrée au programme avant l’ouverture des inscriptions en septembre.

Clôture des inscriptions en septembre : décision de maintien ou d’annulation de l’activité en fonction du nombre d’inscrits (voir critère budgétaire ci-dessous).

Les critères de sélection des activités (définis en concertation avec les membres du comité de gestion) sont les suivants :

• L'attractivité de l'activité

• La pertinence des activités proposées par rapport aux programmes existants et adaptées aux différentes tranches d'âge

• La possibilité de maintenir les activités existantes ayant une forte demande

• L’intention d’introduire des activités ayant rencontré un grand succès dans d’autres structures

• La disponibilité d'un local ou d’une infrastructure adaptée, soit sur le site, soit à l'extérieur de l'école

• La disponibilité des moniteurs/animateurs ainsi que leurs besoins spécifiques pour la mise en place des activités

• Les contraintes budgétaires : chaque activité doit atteindre un nombre minimum d'inscrits pour garantir son équilibre financier. Ce seuil est défini chaque année par le service périscolaire, en fonction des coûts et de la faisabilité de l’activité.

En toutes circonstances, la décision finale revient au service périscolaire, qui prendra en compte l’ensemble des critères ci-dessus ainsi que l'expérience des membres de l’équipe sur le terrain.

Le service périscolaire décidera également du maintien ou de l’annulation de chaque activité dans le programme, en fonction du nombre d’inscrits pendant la période d'inscription de septembre ou dans un délai maximal de 2 semaines après le début des activités.

Nous tenons à rappeler que les activités sont destinées à satisfaire le plus grand nombre d’enfants possible et ne peuvent en aucun cas être créées pour répondre à une demande individuelle ou se substituer au rôle de l’école.

Les inscriptions aux activités de Césame se font via le site d'inscription. 

Chaque année, les inscriptions sont ouvertes dans le courant du mois de septembre. La date exacte est communiquée par e-mail et sur notre site. 

Les inscriptions du 2ème semestre pour les premières et deuxièmes primaires sont ouvertes dans le courant du mois de janvier.

Les groupes sont constitués d’un minimum et d’un maximum d’élèves laissés à l’appréciation des organisateurs. Pour des raisons pédagogiques, nous ne regroupons pas dans la même activité des enfants de plus de 3 niveaux (ex : P3 à P5) car les enfants n'ont ni les mêmes compétences, ni les mêmes aptitudes et cela nuirait à la qualité du travail effectué par nos animateurs.

En règle générale, le maximum est de :

• 12 enfants pour des activités culturelles (10 pour les maternelles)
• 16 enfants pour des activités sportives
• 6 à 16 enfants pour des activités musicales.

Pour les élèves de primaire, les places sont attribuées de manière aléatoire par un algorithme. Nous vous recommandons d'inscrire votre enfant uniquement à des activités pour lesquelles il est motivé.

La demande d’un enfant pour poursuivre une activité déjà suivie lors d’un semestre ou d’une année précédent est légitime comme est légitime la demande de l’enfant qui souhaite s’initier.

Pour les secondaires, l'attribution des activités se fait sur le principe du "premier arrivé, premier servi".

Selon les possibilités, une activité sera dédoublée ; les enfants et les parents en seront informés.

THEATRE

La connaissance du français ou de l'anglais écrit et oral est indispensable pour participer aux ateliers de théâtre en français ou en anglais. Un élève pourra se voir refuser l'inscription à cette activité si cette condition n'est pas remplie.

PUBLICATION DES RÉSULTATS

• Les parents reçoivent une confirmation par mail des activités auxquelles leur(s) enfant(s) est (sont) accepté(s).
• Les enseignants des élèves du primaire reçoivent une liste reprenant pour leur classe tous les noms des élèves inscrits et les activités auxquelles ils sont acceptés.

CHANGEMENT D'ACTIVITÉ

Des changements de choix d’activités seront acceptés sans frais avant le début des activités. Une fois les activités commencées, un seul changement d’activité sera accepté et facturé 10,00 euros. Un supplément pourra être facturé si le montant de la cotisation de la nouvelle activité est supérieur à l’activité sélectionnée initialement; s’il est inférieur, aucun remboursement ne sera accordé.

ANNULATION D'ACTIVITÉ 

• avant le début des activités : l’annulation est acceptée sans frais
• pendant les 2 premières séances de participation à une activité: l'annulation sera facturée 40 € si l'information nous est communiquée, au plus tard, dans les 3 jours après la 2e séance. Au-delà de ce délai, la cotisation complète sera due, sauf si motivée  par un certificat médical. Dans ce cas, le nombre de séances suivies est dû.

En cas de force majeure entraînant l’arrêt ou la suspension de l’un ou plusieurs services de notre association, l’APEEE Services ne pourra être tenue de rembourser l’intégralité des cotisations/abonnements  et remboursera au prorata des activités  non prestées une fois les charges fixes déduites en fin d’année scolaire. Le remboursement ne pourra donc pas être à hauteur de 100%.

REMBOURSEMENT EN CAS DE CERTIFICAT MEDICAL

Votre enfant est sous certificat médical et ne peut pas participer à son activité durant plusieurs semaines. Vous pouvez obtenir un remboursement partiel de la cotisation aux conditions suivantes :

• minimum 3 semaines consécutives d'absence à l'activité
• présentation du certificat médical justifiant les absences
• remboursement sur base du coût d'une séance déduction faite des frais fixes du service.

• Le paiement est dû au plus tard dans les 2 semaines qui suivent la confirmation de l’inscription.
• Après 2 rappels, le montant de la cotisation sera majoré de frais administratifs de 15,00 euros et le bureau de Césame se réserve le droit d'annuler l'inscription de l'élève et de proposer la place à un autre élève sur liste d'attente

En cas de non paiement d'une cotisation pour l'un des services, le compte de la famille concernée sera bloqué à partir de la semaine qui précède la reconduction des commandes cantine, transport et casier (en général, 1ère semaine de juin). Le compte restera bloqué et les parents n’auront pas la possibilité d’inscrire leur(s) enfant(s) aux services pour la rentrée suivante tant qu'ils n’auront pas régularisé leurs paiements

Les enseignants reçoivent les informations suivantes :

• la liste des élèves inscrits
• les lieux des rendez-vous
• les heures de rendez-vous (avant ou après la cantine).

Les animateurs reçoivent la liste de leurs élèves et les accueillent.

Les maternelles :

• Les enfants sont accompagnés par leur enseignant dans le hall du bâtiment Fabiola où ils sont pris en charge par un responsable de Césame et orientés vers leur animateur.
• Après leur activité, les enfants sont raccompagnés dans la cour de récréation ou dans leur classe par leur animateur.

Les 1ères et 2èmes année de primaire :

• Les rendez-vous sont fixés durant toute l’année  sous le préau.
• Des panneaux représentant l’activité sont affichés afin de faciliter la répartition des enfants inscrits.
• L’animateur accueille les enfants sous le panneau.
• Un responsable est présent à chaque heure d’accueil et aide à la répartition des enfants dans les groupes.

Les 3èmes, 4èmes, et 5èmes années de primaire :

• Les rendez-vous sont fixés durant 2 semaines  sous le préau entre le bâtiment des sciences et le bâtiment Erasme.
• Des panneaux représentant l’activité sont affichés afin de faciliter la répartition des enfants inscrits.
• L’animateur accueille les enfants sous le panneau.
• Après 2 semaines d’activités, les enfants se rendent seuls sur le lieu de l’activité.

Les secondaires : 

• Les élèves se présentent seuls aux activités.
• Durant les 2 premières semaines de fonctionnement, ils ont la possibilité d'essayer différentes activités avant de confirmer leur inscription.
• Attention : si vous effectuez une inscription et décidez ensuite de l'annuler, une fois les activités commencées, nous vous demanderons de payer un minimum de frais, voir la totalité de la cotisation selon la période à laquelle vous nous informez de votre décision. (voir les conditions d'annulation précisées ci-dessus).

Dans la mesure du possible, les parents seront avertis des absences répétées de leur(s) enfant(s) aux activités. Toutefois en début d'année, nous invitons les parents à s'assurer que leur enfant participe bien à son/ses activité(s) car une intervention rapide permet souvent de surmonter des obstacles mineurs.

Soyez à l'écoute des raisons qui ont poussé votre enfant à ne pas se rendre à son activité et contactez nous si votre enfant n'est pas heureux d'y participer. Le périscolaire doit être un plaisir avant tout !

Votre enfant a des besoins spécifiques ou nécessite un accompagnement ? 

Nous vous invitons à prendre contact avec notre service avant de réaliser son inscription afin que nous puissions nous assurer que votre enfant sera correctement pris en charge et que le choix d'activité est adapté à ses besoins.

Si un enfant génère des difficultés dans une activité par son comportement ou met en péril la sécurité des autres élèves, le bureau de Césame prendra contact avec les parents afin de les informer de la situation. Si celle-ci perdure, l'enfant pourra se voir refuser l'accès à son activité sans possibilité de remboursement de la cotisation.

Nous espérons que ces précisions aideront les parents et les enfants à mieux comprendre le fonctionnement de Césame et à maintenir une relation harmonieuse avec notre service.

Tous les services de l’APEEE Services s’alignent à la politique de l’école sur les téléphones portables personnels à l’EEB1.